貿易事務（秘書業務も兼任いただきます） (@ジャパンマシナリー株式会社)

産業用機械の貿易事務をお任せします。
（代表の秘書業務も兼任していただきます）┌┐└◆

【貿易事務】
主に発注業務を担当していただきます。
社内各部署と連携しながら、お客様が求めるオーダーを把握し、スピーディーかつ正確に、メーカーまで受注依頼を行う役割です。
業務は社内での事務作業が中心となり、見積り依頼、営業同行などのメーカーとの直接的なやりとりに関しては、担当の男性メンバーが行います。
やりとりは全て英語で、基本はメールです。
電話での対応はほとんどありません。
◆業務の流れ担当の男性メンバーから海外のメーカーに見積り依頼を行い、同時に営業部署に送信。
お客様からオーダーをいただければ、国際部に伝票が届きます。

▽伝票をSAP（統合基幹業務システム）に入力し、発注書を作成します。
作成後、各メーカーに向けてメールで送信します。

▽発注内容が誤っていないかを、営業とともに確認します。
その際、営業から納期を短くしたり、発注内容を変更したりなどの依頼があれば、都度メーカーに連絡し、オーダーの調整を行います。

▽製品が出荷された後は、納品書のチェックなどを行い、前払いのオーダーならばその時点で処理し、経理部門に書類を送信します。
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【秘書業務】
当社代表が日本に滞在している際の、秘書業務をお任せします。
滞在期間は1年のうち6～8カ月程となり、日本から離れている間、また手が空いている時間などは、上記の貿易事務を並行して行っていただきます。
◆主な業務内容業務の一例を挙げれば、漢字の苦手な代表に手紙を読み聞かせたりなど、代表が仕事をスムーズに進めやすくなる、業務サポートを行っていただきます。
代表個人は、滞在時にメーカーとの折衝や各種決済、面接対応などを行っていますが、こうした専門的な場面での同行などは発生しませんので、ご安心ください。